La nota spese in azienda: utilizzare un software per migliorarne la gestione

201

La nota spese, soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni, può diventare un problema di non facile soluzione per l’ufficio del personale: la soluzione è nell’implementazione di software dedicati

Immaginate la giornata tipo del responsabile dell’ufficio del personale in un’azienda di grandi dimensioni che, alla fine di ogni mese, è chiamato ad analizzare e validare le note spese dei dipendenti. Il tempo che potrebbe assorbire questa attività renderebbe oltremodo oneroso dedicare una risorsa esclusivamente al controllo di note spese dei dipendenti, indennità chilometriche, ricevute, scontrini e fatture.

Per non parlare della gestione fiscale delle note spese, del calcolo del rimborso carburante, dell’applicazione dei forfettari e delle tariffe, nella gestione della documentazione da tenere sempre allegata ad ogni nota spese.

Per fortuna vengono in nostro aiuto quelli che sono ormai i normali automatismi offerti dai software, molti dei quali, come N2F, favoriscono la dematerializzazione della documentazione anche grazie all’utilizzo di un’app dedicata che consentirà al dipendente, tra le altre cose, di scansionare le ricevute e le fatture direttamente dallo smartphone. È sicuramente questo il modo migliore per ridurre la quantità di carta che ogni mese transita per l’ufficio del personale migliorando anche la produttività dei dipendenti deputati al controllo.

Tutte le informazioni da gestire con una nota spese

Per ogni singola nota spese, le informazioni che ci si potrebbe ritrovare a gestire sono tutt’altro che poche. Oltre che ricevute, scontrini e fatture, una nota spese si compone di una serie di dettagli di non poco conto. Innanzitutto spicca la tracciatura delle trasferte: un dipendente che raggiunge un cliente rappresenta un costo aziendale che dovrà inevitabilmente essere ribaltato sui costi fissi dell’azienda. Il tempo passato dal cliente o la quantità di volte in cui si è costretti a recarsi di persona in azienda, può determinare la convenienza o meno di un determinato progetto.

Un software di gestione delle note spese che sia di effettivo supporto alle decisioni aziendali dovrà quindi:

  • tenere traccia del tempo impiegato presso il cliente
  • contabilizzare il numero degli interventi
  • considerare i rimborsi chilometrici
  • gestire i rapporti contabili e fiscali
  • favorire il controllo delle spese aziendali tramite sistemi di validazione multilivello